No se trata de que la IA escriba por vos. Se trata de escribir más rápido, más claro y con el tono que el cargo exige — sin perder tu voz institucional.
✍️ Correos oficiales📋 Informes y actas📢 Comunicados internos🎭 Adaptación de tono🔍 Revisión de textos⚙️ Práctica real
01Correos electrónicos oficiales.
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Dani
Profe, yo cada semana escribo el mismo tipo de correo: convocatorias, respuestas a solicitudes, recordatorios... ¿cómo me ayuda la IA con eso?
P
Profe Diego
Exacto eso. Le das a la IA los datos clave — quién, qué, cuándo, para qué — y te devuelve un borrador estructurado. Vos lo revisás, ajustás los datos específicos y enviás. Lo que antes te tomaba 15 minutos, en 3 está listo.
D
Dani
¿Y qué pasa con el asunto del correo? Siempre se me dificulta resumir bien el propósito.
P
Profe Diego
Le pedís a la IA que proponga 3 opciones de asunto después de escribir el cuerpo. La regla es simple: el asunto debe responder "¿qué se pide o informa?" en máximo 8 palabras. Nada de "Saludos cordiales" como asunto.
!Estructura del correo oficial
Asunto: anticipa el propósito en 5-8 palabras claras
Saludo: formal pero no arcaico ("Estimado(a)" o por nombre + cargo)
Contexto breve: una oración que sitúa el motivo del correo
Cuerpo principal: petición, información o respuesta — sin rodeos
Cierre y firma: acción esperada + nombre, cargo, dependencia
Prompt ejemplo — correo de convocatoria
Eres asistente de redacción de la Alcaldía de Sabaneta.
Escribe un correo electrónico oficial para convocar a una reunión.
DATOS:
- Remitente: [tu nombre y cargo]
- Destinatarios: líderes de las secretarías de [nombre]
- Objetivo de la reunión: revisar avance del Plan de Desarrollo
- Fecha/hora: [fecha] a las [hora]
- Lugar o enlace: [dato real]
- Documentos que deben llevar preparados: [lista]
FORMATO: asunto claro + cuerpo en 3 párrafos + firma institucional
TONO: formal pero directo, sin tecnicismos innecesarios
LONGITUD: máximo 200 palabras
02Informes y actas.
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Dani
Los informes me toman horas. Tengo los datos, los resultados, las notas de la reunión... pero pasarlo a un documento formal se me va el día.
P
Profe Diego
Ese es el caso de uso perfecto para la IA. Le pegás tus notas en bruto — aunque estén desordenadas — y le pedís que las organice en la estructura del informe: antecedentes, desarrollo, resultados, conclusiones. Luego revisás que los datos sean correctos.
📋 Estructura de informe
Antecedentes — contexto y origen Desarrollo — actividades realizadas Resultados — datos y métricas Conclusiones — síntesis Recomendaciones — próximos pasos
📝 Estructura de acta
Encabezado — lugar, fecha, hora Asistentes — nombre y cargo Orden del día — temas tratados Desarrollo — discusión y decisiones Acuerdos — compromisos y responsables
Prompt ejemplo — convertir notas en acta
Eres asistente administrativo de la Alcaldía de Sabaneta.
Convierte estas notas de reunión en un acta formal.
NOTAS EN BRUTO:
[Pegar aquí tus anotaciones, aunque estén desordenadas]
DATOS DEL ACTA:
- Fecha, hora y lugar: [dato]
- Asistentes: [lista con cargos]
- Objetivo de la reunión: [tema]
INSTRUCCIONES:
- Usa lenguaje formal pero claro (guía de lenguaje claro)
- Organiza por: encabezado, asistentes, orden del día, desarrollo, acuerdos
- Los acuerdos deben incluir responsable y fecha de cumplimiento
- Longitud máxima: una página (450 palabras)
03Comunicados internos.
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Dani
A veces me piden que escriba un comunicado para todo el equipo y no sé cómo sonar oficial sin sonar frío.
P
Profe Diego
Eso se resuelve diciéndole a la IA exactamente eso: "tono institucional pero cercano, sin tecnicismos, para equipos internos". El secreto está en el prompt, no en la magia. La IA hace lo que vos le pedís.
!Claves del comunicado interno
Mensaje principal en la primera línea: el lector sabe de qué va sin tener que leer todo
Público específico: toda la Alcaldía vs. una secretaría vs. un equipo
Acción esperada: ¿solo informar, o hay algo que deben hacer?
Longitud controlada: máximo 200 palabras para comunicados internos
Adaptable a canal: correo, cartelera, intranet, WhatsApp institucional
04El mismo mensaje, cuatro tonos.
D
Dani
¿Realmente hay que escribir distinto según a quién le escribo? Yo siempre uso el mismo formato para todos.
P
Profe Diego
Siempre. No es lo mismo decirle a tu jefe "solicito autorización" que decirle a un ciudadano "para hacer esto necesitás...". La IA puede escribir el mismo contenido en 4 versiones distintas con un solo prompt.
👔 Para el jefe / directivo
"Por medio del presente, me permito informar que el proceso de actualización del sistema de información fue completado satisfactoriamente el día 28 de mayo, conforme al cronograma establecido."
🏘️ Para el ciudadano
"Le informamos que ya terminamos de actualizar el sistema. A partir del lunes puede consultar su información en la ventanilla o en la página web de la Alcaldía."
Prompt ejemplo — mismo mensaje, múltiples tonos
Tengo este contenido base:
[Pegar aquí el mensaje o la información que querés comunicar]
Escríbelo en CUATRO versiones adaptadas al destinatario:
1. VERSIÓN FORMAL: para un directivo o jefe jerárquico
→ Lenguaje institucional, cortés y preciso
2. VERSIÓN COLEGA: para un compañero de otra dependencia
→ Cordial, directo, sin excesos formales
3. VERSIÓN CIUDADANO: para comunicar a la comunidad
→ Lenguaje claro, sin tecnicismos, empático
4. VERSIÓN BREVE: mensaje corto para cartelera o WhatsApp
→ Máximo 50 palabras, bullet points si aplica
05La IA como tu editor de estilo.
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Dani
Profe, yo ya redacté el correo. ¿Puedo pasárselo a la IA para que lo mejore, aunque yo ya lo escribí?
P
Profe Diego
Eso es lo más poderoso de este módulo, Dani. La IA como "segundo par de ojos". Vos escribís con tu conocimiento real del contexto, y la IA te corrige la forma: ortografía, coherencia, claridad, extensión. El criterio es tuyo; la herramienta pule.
Prompt ejemplo — revisar y mejorar texto propio
Eres editor de estilo especializado en redacción administrativa colombiana.
Revisa y mejora el siguiente texto mío, sin cambiar el sentido ni los datos.
MI TEXTO:
[Pegar aquí tu correo, párrafo de informe o comunicado]
Instrucciones de mejora:
1. Corrige errores de ortografía y gramática
2. Mejora la claridad: frases más cortas, estructura más directa
3. Ajusta el tono para que sea formal pero no arcaico
4. Señala si hay ambigüedades o información faltante
5. Si es posible, reduce la extensión sin perder información clave
Muestra: primero el texto mejorado, luego una lista de los cambios.
La IA no reemplaza tu criterio. Amplifica tu capacidad de expresarlo.
Un buen documento administrativo sigue siendo tu responsabilidad — la IA solo te ayuda a escribirlo más rápido, más claro y con el tono correcto. El dato real, la revisión final y la firma son siempre tuyos.
Siguiente paso
¿Listos para el documento real?
Vamos a tomar UNA de las tareas que identificaste con Pareto y construir juntos un prompt avanzado que produzca el documento que esa tarea necesita.