Herramientas y prompts para organizar agendas, priorizar tareas, documentar procesos y coordinar equipos — con IA como aliada de la gestión diaria.
En la sesión 6 vimos Whisper como concepto. Hoy lo ejecutamos. El puente entre ambas sesiones es claro: transcribir reuniones es el primer paso real para gestionar mejor el equipo. El audio de hoy se convierte en la minuta de mañana.
"reunion.mp3" por el nombre real del archivo. El modelo medium es el mejor balance calidad/velocidad para español colombiano.# ─── Instalación de Whisper y FFmpeg ─────────────────────────── !pip install openai-whisper !sudo apt-get install -y ffmpeg
import whisper
# Modelos disponibles: tiny · base · small · medium · large
# Para español en reuniones largas → recomendado: "medium"
model = whisper.load_model("medium")
# ⚠️ Cambiar "reunion.mp3" por el nombre de tu archivo
resultado = model.transcribe("reunion.mp3",
language="es",
verbose=True)
print(resultado["text"])
from datetime import datetime
fecha = datetime.today().strftime("%Y-%m-%d")
nombre_archivo = f"transcripcion-{fecha}.md"
with open(nombre_archivo, "w", encoding="utf-8") as f:
f.write(f"# Transcripción de reunión — {fecha}\n\n")
f.write("**Herramienta:** OpenAI Whisper · Google Colab\n\n")
f.write("---\n\n")
f.write(resultado["text"])
print(f"✅ Archivo guardado: {nombre_archivo}")
from google.colab import files files.download(nombre_archivo)
Sos asistente de redacción institucional de la Alcaldía de Sabaneta.
Tenés la siguiente transcripción automática de una reunión de trabajo:
[PEGÁ AQUÍ EL TEXTO DEL ARCHIVO .md DE WHISPER]
Con base en esa transcripción, redactá una MINUTA formal con:
1. Datos de la reunión (fecha, hora, lugar, asistentes y cargos)
2. Puntos tratados y resumen de cada uno
3. Decisiones tomadas (numeradas)
4. Tabla de compromisos: Responsable | Acción | Fecha límite | Estado
5. Próxima reunión (si se mencionó)
FORMATO: Documento Word-ready, lenguaje formal colombiano
TONO: Institucional, sin tecnicismos innecesarios
REGLA: No incluyas nada que no aparezca en la transcripción.
Si un dato no está claro, escribí [VERIFICAR] en ese campo.
Sos mi asistente de productividad institucional. Mis objetivos de esta semana: [LISTÁ 3-5 RESULTADOS QUE NECESITÁS LOGRAR] Mis reuniones fijas: [DÍA / HORA / DURACIÓN / NOMBRE] Mis pendientes urgentes: [LISTÁ TAREAS CON FECHA LÍMITE SI LAS HAY] Organizá mi semana de lunes a viernes en bloques de 90 minutos. Aplicá la regla 80/20: priorizá lo que más impacto tiene. Dejá al menos 30 min diarios de buffer para imprevistos. Agrupá tareas similares en el mismo bloque (trabajo profundo + administrativo). FORMATO: Tabla → Día | Bloque horario | Actividad | Prioridad (Alta/Media/Baja)
Sos consultor de rediseño de procesos con IA para instituciones públicas. Estas son las tareas o procesos actuales de mi equipo: [LISTÁ CADA TAREA O PROCESO, UNO POR LÍNEA] Aplicá la metodología de 4 pasos en orden estricto: 1. ELIMINAR: ¿cuáles no deberían existir? Justificá. 2. SIMPLIFICAR: ¿cuáles se pueden hacer de forma más simple sin perder el resultado? 3. OPTIMIZAR: ¿cuáles deben hacerse mejor (no solo más rápido)? 4. AUTOMATIZAR: ¿cuáles puede ejecutar la IA con supervisión humana? FORMATO: Tabla → Tarea | Paso aplicado | Justificación | Herramienta sugerida Al final, dame las 3 tareas de mayor impacto para empezar esta semana.
Sos experto en documentación de procesos para entidades públicas colombianas. Necesito documentar este procedimiento de nuestra dependencia: Nombre del proceso: [NOMBRE] Dependencia responsable: [DEPENDENCIA] Objetivo: [QUÉ SE LOGRA AL COMPLETARLO] Frecuencia: [DIARIO / SEMANAL / MENSUAL / SEGÚN DEMANDA] Entradas necesarias: [QUÉ SE NECESITA PARA INICIAR] Resultado esperado: [ENTREGABLE O ESTADO FINAL] Descripción informal del proceso (en mis propias palabras): [DESCRIBÍ LO QUE HACÉS, PASO A PASO, SIN FORMALIDAD] Redactá el procedimiento formal con: 1. Objetivo y alcance 2. Responsable(s) y rol de cada uno 3. Pasos numerados (máximo 10, lenguaje claro y directo) 4. Puntos de control o validación en cada etapa crítica 5. Documentos y sistemas de apoyo FORMATO: Markdown estructurado, listo para pegar en base de conocimiento
Sos asistente de redacción institucional de la Alcaldía de Sabaneta. DATOS DE LA REUNIÓN: - Fecha y hora: [DATO] - Lugar o plataforma: [DATO] - Asistentes: [NOMBRE — CARGO, uno por línea] - Moderador/a: [NOMBRE] NOTAS DE LO QUE OCURRIÓ (en mis propias palabras): [PEGÁ TUS BULLETS O APUNTES AQUÍ — no necesitan ser perfectos] Redactá la minuta oficial con: 1. Encabezado formal (entidad, dependencia, fecha, asistentes) 2. Orden del día (inferilo de las notas) 3. Desarrollo de cada punto: resumen formal de lo tratado 4. Decisiones tomadas y aprobaciones 5. Tabla de compromisos: Responsable | Acción | Fecha | Estado 6. Cierre con firma y próxima reunión si aplica TONO: Formal institucional colombiano. NUNCA inventes datos — si falta info, escribí [VERIFICAR].
Sos experto en gestión de equipos y distribución de funciones en entidades públicas. MI EQUIPO: [NOMBRE — Cargo — Descripción breve de su perfil, uno por línea] TAREAS RECURRENTES DE LA DEPENDENCIA: [LISTÁ CADA TAREA, uno por línea] Con esta información: 1. Asigná cada tarea al rol más adecuado según perfil y capacidad 2. Identificá sobrecargas: ¿quién tiene demasiado? ¿quién tiene capacidad libre? 3. Detectá cuellos de botella: tareas donde todo depende de una sola persona 4. Señalá candidatos a IA: tareas mecánicas que no requieren juicio humano 5. Genera una tabla RACI simplificada (R=Responsable, A=Aprobador, C=Consultado, I=Informado) FORMATO: Tabla RACI + resumen ejecutivo de recomendaciones en bullets TONO: Objetivo, sin personalizar críticas — habla de roles, no de personas
Sos asistente de gestión interna para la Alcaldía de Sabaneta. Mi rol es: [TU CARGO Y DEPENDENCIA] El proceso o situación que quiero mejorar es: [DESCRIBILO EN TUS PROPIAS PALABRAS — sé específico/a] Problemas que tengo hoy con este proceso: [LISTÁ LOS DOLORES CONCRETOS] Lo que necesito como resultado: [UN DOCUMENTO / UNA TABLA / UN PLAN / UNA AGENDA / OTRO] Restricciones importantes: [TIEMPO, RECURSOS, NORMATIVA, HERRAMIENTAS DISPONIBLES] Ayudame a resolver esto paso a paso, empezando por lo más urgente.